22 Dic La gestione dei costi nella ristorazione

Vuoi sapere qual è uno degli errori più gravi – forse addirittura il più grave – che può fare un ristoratore? È presto detto: pensare che la gestione di un ristorante sia semplice. Cioè credere che basti prendere in affitto il locale, comprare la materia prima, assumere lo stretto personale necessario e poi tirare su la serranda. Tanto le cose andranno da sé.

Non so da dove nasca un atteggiamento così sbagliato. Forse dal fatto che, poiché tutti mangiano tre volte al giorno, abbiamo la (falsa) convinzione che qualsiasi locale con una cucina attiri per forza clienti. Non è ovviamente così. L’evidenza dei fatti dimostra invece che ci sono ristoranti pieni e ristoranti vuoti. Se fai un minimo di attenzione, sarai d’accordo con me: ci sono ristoratori che fanno soldi a palate e ristoratori che faticano a pagare gli stipendi al personale, e che dopo un po’ chiudono.

Come mai succede così? Proprio perché molti ristoratori sottovalutano il business della ristorazione. Il quale, proprio perché è un business e non una competizione per dilettanti, ha regole ferree da rispettare. Per la serie: l’improvvisazione e la superficialità non pagano. Anzi: ti portano addirittura a fare un sacco di debiti.

Nella mia lunga esperienza a contatto con i ristoratori, ho per esempio notato che la categoria tende a non calcolare i costi della propria attività. È una cosa inaccettabile, perché la gestione dei costi è alla base della salute di un business. Attento: parlo della salute di un qualsiasi business, mica solo della tua attività nel food.

Comincio a darti qualche dato su cui riflettere. In linea di massima, le statistiche del settore della ristorazione valutano che l’incidenza dei principali costi sia suddivisa in questo modo:

• 35% sono i costi di materie prime
• 50% sono i costi di manodopera
• 15% sono i costi legati alle spese generali (affitto, corrente, gas ecc.)

Lo sapevi già? Sei corso a prendere la calcolatrice per fare un po’ di conti? Aspetta ancora un attimo, prima voglio darti una “scaletta” per procedere in modo più organizzato. O almeno: voglio darti una guida in 10 passi per valutare in modo preciso i costi legati alle materie prime del tuo ristorante. È solo uno dei tanti esempi possibili di analisi dei costi di un’attività nella ristorazione. Te lo propongo proprio per farti comprendere quanto sia importante essere organizzati.

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Ecco dunque un agile modello per la gestione dei costi delle materie prime del tuo ristorante. Ti aiuterà a intervenire sulla situazione, se necessita di un immediato cambiamento:

1. Analizza i costi di tutte le tue materie prime
2. Crea i tuoi menu in base alla “filosofia” del tuo ristorante
3. Calcola i costi di ogni piatto del menu
4. Stabilisci i prezzi dei piatti del tuo menu
5. Stabilisci regole ferree per chi si occupa degli ordini d’acquisto
6. Controlla sempre le materie prime che ti vengono consegnate dai fornitori
7. Fa’ in modo che ci sia una rendicontazione puntuale dei consumi di materie prime
8. Elimina tutti gli sprechi
9. Valuta l’incidenza dei costi in rapporto ai ricavi
10. Valuta periodicamente (ogni mese? Ogni trimestre?) i risultati del processo e, se necessario, agisci lungo la catena per correggere ciò che non va

Una scaletta più o meno simile puoi usarla anche per gli altri tipi di costi. Vedrai che tenere tutto sotto controllo ti aiuterà a razionalizzare la gestione dei costi del tuo ristorante.

In realtà, i costi legati alle materie prime sono forse i più evidenti. Ma gli altri? Sapere qual è la percentuale del costo delle materie prime sul totale del venduto è relativamente facile, ma sai determinare quanto incidono i costi del personale e gli altri costi fissi? Come sai se hai raggiunto il punto di pareggio? Sai determinare con esattezza il tuo ricavo lordo, cioè il guadagno al netto di tutte le spese?

Per esempio, conosci la differenza tra costi fissi e costi variabili? Te la spiego io. I costi fissi del tuo ristorante sono quelli che rimangono invariati rispetto al volume di vendita. Al contrario, i costi variabili sono direttamente proporzionali al volume di vendita. E conosci la differenza tra costi diretti e costi indiretti. Anche qui ti do una mano: i costi diretti sono i costi delle materie prime e del personale, mentre i costi indiretti sono i costi di ammortamento delle attrezzature e quelli degli affitti, i costi rappresentati dagli oneri sui prestiti, i costi degli interventi extra per le manutenzioni e così via.

Credi a quanto sto per dirti: ho visto una marea di ristoranti fallire perché i loro proprietari avevano sottovalutato l’incidenza dei costi variabili e dei costi indiretti. Il motivo è che i costi fissi e quelli diretti sono abbastanza facili da individuare, mentre i costi variabili e quelli indiretti vanno individuati con attenzione e contabilizzati con cura. Eppure queste cose sono difficili da applicare per la maggior parte dei gestori di locali. Il che non li mette al riparo (anzi!) da brutte sorprese.

So che cosa stai per dirmi: “Ma io ho il mio commercialista, lui pensa già a tutto!”. Non credo che ti convenga vederla così. No, non sto dicendo che i commercialisti siano inutili, intendiamoci. Voglio dire che il commercialista fa il suo lavoro, che è quello di mettere le mani nei conti delle aziende sue clienti. Un compito prettamente operativo, che non sostituisce il tuo, che è invece strategico.

Cerco di fartela ancora più semplice: il tuo commercialista ti aiuta con i conti, ma sei tu per primo che devi prendere in mano la situazione. Perché il tuo commercialista, quasi sempre, arriva quando la frittata è già stata fatta. Quindi, impara almeno le basi della gestione dei conti del tuo ristorante. Scegliere bene a monte ti eviterà di trovare brutte sorprese a valle, perché quando interviene il commercialista è obiettivamente tardi per rimediare.

La gestione dei costi è qualcosa di estremamente importante per un ristoratore. C’entra con la capacità di gestire al meglio il magazzino, di selezionare le materie prime, di assemblare la brigata di sala e quella di cucina. C’entra con il conoscere il costo di ogni singolo piatto, con la costruzione e la revisione del menu, con le azioni di pubblicità e di marketing. Come vedi, sono tutte cose che dipendono da te, e che non ti puoi permettere il lusso – o il rischio – di delegare a cuor leggero.

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Gianni Simoncello, fondatore di AQuachiara, esperto di business nel settore della ristorazione.

Classe 1960, sposato con una figlia, da sempre appassionato di cucina e ristorazione, da 35 anni nel mondo delle vendite e del marketing, inizia a occuparsi di acqua filtrata nel 1992.

Nel 2002 fonda AQuachiara. In pochi anni, la società diventa il punto di riferimento in Italia e in Europa per le acque filtrate da bere specifiche per Ho.Re.Ca.

AQuachiara è oggi l’unica realtà nel settore food che propone un’acqua ultrafiltrata “microbiologicamente pura al 100%“, grazie alla tecnologia brevettata “100% Bacteria Remover”.

Nel suo blog, Gianni condivide con te lettore la sua esperienza di oltre 20 anni nell’Ho.Re.Ca. Si tratta di preziose indicazioni su come fare business, consigli di marketing e suggerimenti per trovare nuovi clienti e aumentare il fatturato in modo costante. Come per esempio questo post sull’importanza della gestione dei costi nel settore della ristorazione.

Insomma: se vuoi davvero avere la fila di clienti fuori dal tuo ristorante, questo è il blog che devi seguire!